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1人法務からチーム法務に変わる際に GVA assist を導入し、契約審査のスピードUPと質の向上を実現

1人法務からチーム法務に変わる際に GVA assist を導入し、契約審査のスピードUPと質の向上を実現
社名
note株式会社
事業内容
デジタルコンテンツの企画、制作、配信

法務/リスクマネジメント室
弁護士 淺井健人様
弁護士 笠原康史様

note株式会社 法務/リスクマネジメント室 弁護士 淺井 健人様、弁護士 笠原 康史様に、GVA assist の導入背景や目的をお伺いしました。

貴社の業務内容をお教えください。

淺井様:
当社は、クリエイターが文章や画像、音声、動画を投稿して、ユーザーがそのコンテンツを楽しんで応援できるメディアプラットフォーム「note」、法人向け情報発信プラットフォーム「note pro」、多数のクリエイターや出版社と提携しているコンテンツ配信サイト「cakes」、クリエイターの創作を後押しするイベントスペース「note place」の運営などを行っています。

現在の法務部門の体制や、ご対応されている業務をお教えください。

淺井様:
法務については現在3人で担当しており、契約書チェックや法律相談のほか、当社が代表理事を務める「クリエイターエコノミー協会」というクリエイターのための業界団体において政策提言なども行っています。

扱う契約類型としては、業務委託、NDA、利用規約、人材紹介契約などが比較的多く、非定型の契約や覚書もときどき発生しています。

AI契約審査クラウド GVA assist ご導入事例:note株式会社 法務/リスクマネジメント室
淺井 健人様

法務としての課題感や、GVA assist を導入するに至ったきっかけをお教えください。

淺井様:
1人法務からチーム法務になり、ファーストドラフトをメンバーに任せるようになりましたが、コロナ禍の影響でテレワークでの働き方がメインになってからは、チーム内で契約条項に関する情報や書籍の共有がしづらい状況に課題を感じていました。

また、当社の法務は、きちんとした成果物(契約書)をアウトプットすること、そのうえで事業を遅らせないようにリスクベースで契約書チェックのスピードを調整していくことを重視しているため、AI契約レビューツールを利用し、リスクや検討すべき観点の抜け漏れチェックや、チーム全体としての契約チェックの質を向上させることができないかと考えました。

新たなツールの導入に関しては、仮にツールが弊社の業務フローにフィットしなかった場合でもすぐに状態を戻せるのであれば、承認が比較的下りやすい社風なこともあり、金額的にも比較的安価に導入できる GVA assist にした次第です。

GVA assist を使ってみたご感想をお教えください。

淺井様:
これまでは、典型的な条項を挿入する際には、過去の契約書や書籍などを探して参照していましたが、GVA assist でチェック時にWord上で簡単に参考条文を検索し、すぐにコピーして利用することができるので、時間の短縮につながっています

また、契約書の文末の定型文や住所、代表者名など自社でよく使う条項やテキストをストック条文として登録し利用できるのも便利です。

その他、ひな型を用意していない契約書の作成が必要な際には、ドラフト作成機能で契約書をダウンロードして使用しています。

笠原様:
私は、自分でレビューした後のダブルチェックとして GVA assist を使い、抜け漏れがないかを確認するようにしています。キーワード単位でリスクを検知してくれるので、つい「こういう条文になっているはずだよね」という思い込みから、見逃しかねない点をカバーするのに役立っています。

あとは、条文修正時にGVA assist に搭載されている条文をベースに調整できるので、成果物の作成も早くなり、審査結果の品質も一定以上に引き上げられていると思います。

淺井様:
もう一人のメンバーはファーストチェックに GVA assist を使い、契約チェックの観点を学びながら使っているようです。AI契約レビューツールを導入する際は、この学習効果も期待していました。

AI契約審査クラウド GVA assist ご導入事例:note株式会社 法務/リスクマネジメント室
笠原 康史様

GVA assist に対するご要望や改善点、ご意見などをぜひお聞かせください。

出版契約などのマイナーな契約や、取締役会や株主総会の議事録への対応にも期待したいです。また、ストック条文管理機能とは別に、契約交渉等で使用するコメントを保存する機能の開発にも期待したいです。

事例を読まれている方に向けて一言お願いいたします。

淺井様:
契約書のAI審査はそれだけで完結するものではないですが、ツールを活用することで、契約審査のスピード向上につながります。また、ファーストドラフトの担当者が活用することで、質の向上や気付きのきっかけにもなるのではないかと考えています。

最初から高額の月額サービスとなるとためらいがありましたが、GVA assist のライトプランは比較的安価に導入できます。定型業務を楽にして、新規事業に関する契約や他の法務業務にリソースを割いたり、法務としてのスキルアップを意図している法務部門は、導入を検討してみてもよいのではないでしょうか。

笠原様:
契約書チェックの経験があまりない方の場合、まずどのような観点でどういった箇所を読めばいいかがわからない、ということがありますが、GVA assist が提示してくるリスクを見れば、十分ヒントになります。契約書チェックに慣れるまでは「とっかかりがない」ことに苦労されると思いますので、GVA assist でとっかかりが作れ、法務としての立ち上がりも容易になるのではないでしょうか。

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