株式会社MS-Japan　山本様・五十嵐様に、GVA assist の導入背景や目的をお伺いしました。

貴社の業務内容をお教えください。

「人と情報のマッチング」をキーワードに、企業の管理部門の方々や経営管理領域の士業に特化した人材ビジネスを
１．人材事業（人材紹介事業・ダイレクトリクルーティングメディア事業）
２．メディア事業
の2つの軸で展開しています。

【人材事業】当社の主な事業である人材紹介事業は、転職を希望する求職者が当社に登録を行い、当社のカウンセリングを通じて転職先を紹介する一方で、採用企業側に対しては必要な人材のニーズを当社がくみ取り、当社の登録者を紹介することで双方のニーズをマッチングするものです。
その中でも当社は、経営管理に関わるプロフェッショナルである各種士業（公認会計士・税理士・弁護士等）と管理部門職種（経理・財務・人事・総務・法務・経営企画等）に専門特化した人材紹介事業「MS Agent」を行っております。また、2020年5月より新たに同領域において、採用企業と求職者を直接繋ぐダイレクトリクルーティングサイト「MS Jobs」のβ版をリリースしております。

【メディア事業】士業と管理部門のためのメディア「Manegy（マネジー）」の運営をはじめ、IPO準備に役立つ情報やコンテンツを提供する「IPOPRO」、公認会計士や税理士向けの転職・業界動向情報サイト「KAIKEI FAN」、弁護士や弁理士、法務の方々向けの転職・業界動向情報サイト「LEGAL NET」、全国の会計事務所・法律事務所が検索可能な「J-ing」等、士業と企業の管理部門の方々を対象とした各種メディアの運営を行っております。

現在の法務部門の体制やご対応されている業務をお教えください。

法務は、管理部のなかで兼務で対応しています。法務としてのミッションは、

• リスクマネジメント
• 社内規定の整備
• Pマークなどの各種認証対応

がありますが、業務量として一番多いのはやはり、契約書レビュー業務です。

貴社の契約書レビュー業務について詳しくお教えいただけますか。

メディア事業は、申込書ベースで取引をしているので契約書のレビュー業務はほとんど生じず、人材紹介事業において契約書レビュー業務が生じます。頻度としては、NDAや人材紹介契約を日に5～6通くらいレビューしている状態です。

レビュー対象の契約書の70%くらいは弊社の契約書ひな型を元にしているのですが、複雑な商流の場合や相手が大手企業の場合は、自社のひな型ではなく取引相手のひな型ベースになります。

法務としての課題感や、GVA assist を導入するに至ったきっかけをお教えください。

契約書のレビュー「数」に課題を感じていました。

営業担当からレビューを依頼される契約書の類型はほぼ共通しているのですが、管理業務を兼務している五十嵐が一人で審査を行っているため、どうしてもボトルネックになりがちで、営業部から依頼される契約書のレビュー依頼にスピーディに対応しきれていませんでした。

一方で、法務担当としては、契約書の類型がほぼ統一されていることもあり、同様なレビュー結果・コメントバックをしているケースが大半であることから「営業部サイドで完結できるような契約書レビュー体制」ができれば、法務担当としての業務負荷も下げつつ、営業部としても顧客との商談スピードを落とさずに済むよな、と考えていました。

とはいっても、営業部の現場スタッフが「これは受け入れていい」「これは自社ルールとして受け入れられない。修正が必要」といった判断ができるスキルを身につけるのは大変ですし、ミスをしたら怖いと思う気持ちは充分理解できます。そのような状況が続くなかで GVA assist を知り、テクノロジーがサポートしてくれるようになれば実現できるかもしれないと考えました。

GVA assist を使って、貴社の課題を解決するときのイメージは具体的にどのようなものでしょうか？

「営業現場からたくさん舞い込んでくる定型的な契約書を、品質を落とさずに、効率よく法務担当がレビューできること」と同時に、「法務担当がすべての契約書をレビューするのではなく、営業部の現場スタッフも契約書のレビューが手軽にミスなく行えること」を、GVA assist で実現できると知り、弊社の法務課題をこれで解消できるのではと考えました。

弊社は人材ビジネスを提供していることもあり、法務担当者の採用ももちろん考えたのですが、ボトルネックを根本に近づいて解決するためには採用よりもテクノロジーが今回ははまると考えて、GVA assist を導入しました。

GVA assist を導入してみたご感想をお教えください。

GVA TECHさんの協力もあり、当社の契約書レビュー基準を言語化した「プレイブック」ができたことで、法務担当に蓄積されていた契約書レビューのノウハウを営業部と共有できる素地ができました。これから、実証実験を経て運用に載せることで、当初想定していた弊社の法務課題を解決できるようになるでしょうし、できるようにしていきます。

イレギュラーな契約書のレビューはなくならないと思いますが、弊社の契約書レビューの70%は定型なので、業務時間のうち契約書レビューにかかる時間を1/2くらいまで削減できるようにチャレンジしていきます。

この事例を読まれている方に向けて一言お願いいたします。

業務改善の選択肢として人材採用という選択肢はなくなりませんが、今後の少子高齢化を考えると、「人をサポートする」テクノロジーを積極的に取り入れていくことが重要になります。法務課題において、ナレッジを可視化・共有することができる GVA assist は、法務担当を上手にサポートしてくれるサービスです。ぜひ試してみてはいかがでしょうか。