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法務体制強化のためにAI-CON Proを導入。契約審査基準を整備し属人化解消と工数50%削減を実現

法務体制強化のためにAI-CON Proを導入。契約審査基準を整備し属人化解消と工数50%削減を実現
社名
株式会社チェンジ
事業内容
人材育成・DX推進・IoT事業

取締役兼執行役員CFO
 山田 裕様
Corporateユニット
 北村 玉恵様

導入のポイント

  • 法務担当のナレッジを言語化し、属人化を解消
  • 契約書審査の時間が1/2以下になり、事業理解やコミュニケーションに注力
  • 将来的に事業部でも契約書審査が行えるように

株式会社チェンジ 山田様・北村様に、AI-CON Proの導入背景や導入後のご感想をお伺いしました。

貴社の業務内容をお教えください。

「Change People, Change Business, Change Japan」をミッションに、デジタル人材育成×最新テクノロジーの利活用によって「生産性をCHANGEする」というビジョンのもと、人口減少下の日本を持続可能な社会にするため、NEW-ITトランスフォーメーション事業を展開しております。

現在の法務部門の体制やご対応されている業務をお教えください。

山田様 最近までは、私やバックオフィス部門のマネージャーが法務担当を兼務していました。上場企業としての当社の信用を守るため、前期末から法務部門の強化に取り組み始め、法務専任として北村に入社してもらい、現在、法務やコンプライアンスにかかる様々なことを急ピッチで改善・整備しています。

株式会社チェンジ 取締役兼執行役員CFO 山田裕様
株式会社チェンジ 取締役兼執行役員CFO 山田裕様

北村様 法務としては前職までで10年ほどの経験があり、チェンジに入社してからは初の法務専任担当者として、様々な業務を担当しています。具体的には、契約書審査業務をメインに社内規定やコンプライアンス関連の整備・登記申請対応などをおこなっています。

契約書については、研修業務委託契約が全体の3~4割、システム開発契約が2割、残りがNDAや覚書などで、平均すると月に40~50通は審査しています。私の業務時間全体を見ても、半分は契約書審査に時間をあてている状況です。

株式会社チェンジ Corporateユニット 北村玉恵様
株式会社チェンジ Corporateユニット 北村玉恵様

北村様が参画されるまでに、法務において顕在化していたリスクはありましたか?

山田様 業務の属人化とコスト面の2点において、改善が必要だとは以前より考えていました。

担当が兼務の状態だと、その日によって業務の優先度はダイナミックに変化するため、そのなかで重要な契約に関する審査がどうしても後ろ倒しになってしまうことがあったり、担当が休暇を取ると契約書審査が遅れてしまうこともあったりしました。

コストについては、リスクヘッジのためにも契約書審査は重要な業務ではある一方で、全ての契約書を社内の担当が不在のときに顧問弁護士へ依頼すると、当然ですがタイムチャージが膨れ上がります。また、契約する相手との関係性や背景情報などの文脈を外部と共有しづらいことから、オーバースペックな修正点がフィードバックされてきたりすることもあり、コミュニケーションにもコストがかかっていました。

少数の法務担当者にタスクが重なり、ボトルネックになってしまう現状

契約書審査業務は「顧問弁護士に依頼すべき事項」と「社内で完結させるべき事項」とがありますが、定型的な契約書審査は原則後者です。重要度や難易度に応じて顧問弁護士に依頼すべきで、社内での契約書審査体制の整備は重要だと感じておりました。

属人化についてもう少し詳しくお話をお伺いしてもよいですか?

山田様 法務担当者が高度な専門知識を有しており、それは容易に他のスタッフと共有できる性質のナレッジではないとは理解しています。ですがやはり、仕事においては「可視化」と「可用性」はとても重要です。法務担当が不在でも契約書を受領してから内容の審査・締結までの一連のルールが現場からも確認できて、法務担当が休んでも契約業務がきちんと回る、という状況は作れるでしょうし、作るべきです。

例えば、法務を兼務していた担当が夏休みをとったときに、私がカバーしていたのですが、契約審査が遅れてしまうこともありました。そうなると現場はもちろん困りましたし、担当者自身もせっかくの休暇にめいっぱい羽を伸ばせなかったかもしれません。その時は結果として顧問弁護士の協力も得て現場やクライアント様・パートナーに迷惑をかけることはありませんでしたが、属人化によるボトルネックの問題が顕在化したきっかけでした。

法務担当者自身のワークライフバランスにもつながるでしょうし、なにより会社として事業のスピードを加速するためには契約業務の属人化の解消は重要な経営課題だと考えています。

AI-CON Proを導入するに至ったきっかけをお教えください。

山田様 経営サイドとして考えている、理想的な契約業務のあり方は「時間をかけずに、現場が、事故なく、顧客と契約を締結できること」がゴールだと考えています。

そのためには法務担当者だけが契約に強くなるのでは意味がなく、営業スタッフの契約に関する知識や理解がとても重要で、かつ、契約に関するルールの明文化やそのルールにすぐにアクセスできる環境が必要不可欠です。そのような背景のなか「自社の契約書審査ルールやポリシーをセットできる」AI-CON Proは私たちにとってまさにうってつけなサービスでした。

北村様 会社全体の法務的なガバナンス整備を進めるにあたって、業務時間の半分を費やしている契約書審査業務の時間を圧縮したいという気持ちはありました。また、「法務業務の属人化の解消」を当面の目標として据えているため、山田が言うように「契約書審査においてどこが重視すべき点で、どういう落とし所があるか」を明文化するプロセスにおいて、AI-CON Proの「プレイブック」という考え方はとてもしっくりきました。

AI-CON Proを使った最初のご感想をお教えください。

北村様 「将来の自分が楽できそう」というのが率直な感想です。

自社の契約書審査基準をプレイブックとしてまとめていくことで、審査時に迷うポイントが減りますし、実際にAI-CON Proを使って契約書を審査することで抜け漏れや見落としは防げるようになりました

前職のときは「口伝」で引き継ぎを受けていましたが、「この条文についてはこういう観点で審査/評価する」をAI-CON Proの解説やオプション条文機能を使って残しておけるので、これから1人2人と法務部に入社してきて組織化する時に、自社の契約書審査基準を教えるのが楽になると思っています。

自社の契約審査基準を明確にすることで、周囲と共有。

山田様 法務の体制を強化するにあたり、AI-CON Proを中心として仕組みづくりを進めている、それくらい魅力を感じています。北村も触れていますが、「この契約書のどういう点が、どのような観点で検討すべきポイントなのか、その落とし所としてはどこまでが許容範囲で、なぜ会社としてこれ以上は受け入れられないか」といったことをきちんと定義しかつ運用もできる点は、冗長化という点においてとても重要なことだと考えています。

また、営業スタッフの法務リテラシーを高めるために使える点もAI-CON Proの魅力です。

AI-CON Proを使うことでどのような効率化が実現できていますでしょうか?

北村様 月平均40~50通くらいの契約書を審査していますが、審査業務についてかかる時間は半分くらいになりました

たとえばNDAの審査は、1通あたりおよそ30分かかっていましたが、AI-CON Proを使うことで10分くらいに短縮されました。システム開発契約も、受領側となると1通あたり1時間くらいは少なくとも要しますが、半分くらいにはなりました。

審査にかける時間を短くできたことで、その契約に関連する事業部の担当者とのコミュニケーションが増えたり、法改正の情報を追いかけたりと、法務担当者として重要な仕事に時間を使えるようになりました。

契約書審査業務の50%を削減し、戦略的な法務に時間を費やせる。

最近あった例としては、弊社が提供している研修サービスをお客様が本格導入前にフィジビリティースタディをしたいという話になり、そのフィジビリに法務として参加することで、自社の業務やお客様との関係性を目の当たりにすることができました。「法務が現場に参加」できるようになり、自社ビジネスをより深く理解できることで、契約書審査だけでなく法務としての仕事の視野が広がったように感じます。

AI-CON Proに対するご要望やご意見などをぜひお聞かせください。

山田様 for Sales(営業部展開パッケージ)にはとても魅力を感じています。契約に関する知識を法務担当者だけが保有するのではなく、他の現場スタッフにも共有できることは、ビジネスパーソンとしてのスキル向上に役に立ちます。

顧客と直接応対している現場スタッフには、新卒もいればキャリア採用の社員もいますし、契約業務に携わった経験があるものもいれば、社会人になりたての新卒スタッフだとNDA締結の目的をきちんと理解できているかまだ不安なものもいなくはないです。
そういうバラツキをなくして会社全体のリーガルリテラシーが底上げされた状態というのは、ガバナンス強化にも繋がりますし、目指したいあり方の一つです。

北村様 契約上のリスクヘッジはもちろん重要ですが、社内の業務オペレーションとリーガルテックの連携を考えていく必要があると感じています。例えば【引き合い⇒商談⇒NDA締結⇒ご提案⇒成約⇒個別契約の締結】というプロセスを踏みますが、社内稟議においてどうしても判子や紙業務がまだ介在しています。

最終的には「バックオフィスが出社しなくても良い」体制にまでDXを進め、その上で「他部署を含めてコラボレーションのために出社する」ような状態にまで持っていきたい。そのためにもまずはAI-CON Proを活用して業務効率化を推進していくことを考えています。

事例を読まれている方に向けて一言お願いいたします。

北村様 契約書審査業務は、すべてをテクノロジーに置き換えることは不可能ですAI-CON Proは法務担当者を上手にサポートしてくれるので、空いた時間を法務情報のキャッチアップや現場スタッフとのコミュニケーションに使うことで、予防法務から戦略法務へとステージを上げられます。

また、自社の契約書審査基準を言語化していくプロセスは、法務担当として学んできたことの棚卸しや、法務担当として今後のあるべき理想像を見直す良い機会でもあるため、AI-CON Proをお試しされてみてはいかがでしょうか。

山田様 AI-CON Proは、受け身ではなく戦略的な法務の体制を作るために必要不可欠なサービスです。会社が持続的に成長するためには企業法務の強化も必要不可欠であり、企業法務の強化には「契約に関する知識の可視化」と「共有」が必要です。そのためにもAI-CON Proは導入する価値があります。

AI-CON Proを導入する過程においては、自社の契約書審査基準を明確にするプロセスが必要で少し苦労をすると思います。でもそれはGVA TECHさんが上手にサポートしてくれるので、究極的には現場も法務も楽になります。一度ご検討されてみてください。

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