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日々使いやすくなっている、法務部員の育成にも役立つAI契約レビューツール

日々使いやすくなっている、法務部員の育成にも役立つAI契約レビューツール
社名
株式会社京王エージェンシー
事業内容
広告代理業

経営管理部
課長代理
三木 翔太 様

株式会社京王エージェンシー 経営管理部 課長代理 三木 翔太 様に、GVA assist の導入背景や目的をお伺いしました。

(動画も併せてご覧ください)

貴所の業務内容や特長・得意分野についてお教えください。

当社は、クライアント様のマーケティング上の課題について、広告を含むコミュニケーションの力を使って解決することをビジネスとしている広告会社です。京王グループの広告活動を軸に持つ一方、京王グループ外のクライアント様からも多くのご依頼をいただいております。

法務部門の体制や業務内容についてお教えください。

2名の法務担当が、契約書チェックをはじめ、契約書ひな形の拡充、契約交渉の支援、法令改正の対応、法律セミナーの実施、トラブル対応、回議書の確認、入札関連業務、経営判断に関する法的助言など、当社における「法」に関することは基本的にすべて携わっています。

法務としての課題感や、GVA assist を導入するに至ったきっかけをお教えください。

もともとは京王電鉄の法務部に在籍している2018年に AI-CON(現:GVA NDAチェック)を導入しました。

当時は、人手をすぐに増やすことができない状況の中で、いかに激増する契約書チェックをミスなく効率的に行うかを検討していました。一方で、AIの活用については日進月歩しているという情報を得ておりましたので、AIによる契約書審査について情報収集をしていたところ、当時の AI-CON に出会って以降、AI-CON Pro、GVA assist と進化するたび続けて利用しております。

京王電鉄で GVA assist を導入した際も、業務効率化と契約書審査の精度向上に大いに役立っているだけでなく、新たな法務部員の教育という役割もツールが肩代わりしてくれている状況です。

そのため「このような便利で有用なサービスは、他の会社でも活用されるべき」と考えまして、昨年夏から京王エージェンシーで勤務しておりますが、社内に対してサービスの魅力について語り、当社においても利用させていただいています。

GVA assist を使って、レビュー業務のどのような課題が解決されたか、可能な範囲でお教えください。

京王電鉄で導入した際と同様、当社でも GVA assist によって契約書審査の効率化ができています。

当社は、クライアント様から契約書のひな形を支給されることが多いのですが、自社ひな形として整備した契約書と、クライアント様から支給された契約書とを比較して、どの箇所が異なるのかを確認することに時間を多く割いていました。

とくに、限られたリソースの中で、「あるべきなのにない条項」をスピーディにあぶり出すことは難しい作業といえます。この点について、自社ひな形をGVA assistにプレイブックとして搭載することで、視覚的・直感的に差分を確認できます。

自社にとってなくてはならない条項、例えば成果物の著作権に関する条項であったり、損害賠償範囲のキャップなど、自社にとって重要な条項の抜け漏れを瞬時に検知することで、とてもスピーディに契約書を審査できるようになり、クライアント様を待たせる時間が減りました

また、いつも毎回考えて書いていた内部向けのコメントや定型的な法務回答を「ストック」機能で GVA assist に保存し、審査の都度活用しています。ストック機能で、コメントや回答例といった契約審査に関するナレッジをいつでもすぐに Word 上で呼び出すことが可能になり、人力作業を効率化することができました。

GVA assist ご利用事例|株式会社京王エージェンシー 三木翔太様

GVA assist ご導入前後での、レビュー業務やワークフロー、法務業務の変化についてお教えください。

契約書審査はもちろんですが、ひな形を増やすということについても、かなりスピードアップしました。そのお陰で、契約書審査以外にも多々ある法務の業務に時間的なリソースを多くつぎ込むことができています。

業務が多岐にわたるとはいえ、契約書審査業務は法務の仕事としてメイン業務でもあるため、これが効率化できることは相当なインパクトがあります。

上記について、定量的に評価できる導入効果があればぜひお教えください。

契約書審査については、自力でチェックをする場合と比べ、時間的には1件あたり30分くらい短くなったという感触があります。

審査の精度の観点では、重要な条項の抜け漏れチェックについてもGVA assistがサポートしてくれるため、契約書を何度も見直すという作業が減りました。

また、新たにひな形を作るには、調査時間を含めると最終チェックが完了するまでは2時間ほどかかると思いますが、GVA assistは多くのひな形を有しており、応用度も高いので、その半分くらいの時間でできていると感じています。

GVA assist で、他人に教えたい機能や使い方があればお教えください。

新人教育という観点で、GVA assistが使えるということを紹介したいと思います。

GVA assistは、各条項について簡潔な解説をしてくれる機能(解説・チェックポイント)があるため、新人が契約書審査に関する一定の知識を独力で養える環境があります。また、GVA assistは、人ではなくAIであるため、同じレビューについては、いつ・どのようなときでも同じ質を担保して解説してくれます。

今は多くの会社でテレワークが普及していると思いますので、出社していた時代とは異なり、質問をするにあたってのハードルが高いと感じている方や会社にとっては、GVA assistはより一層おススメだと思います。

GVA assist ご利用事例|株式会社京王エージェンシー 三木翔太様

GVA assist への期待やご要望、改善点、ご意見などをぜひお聞かせください。

GVA assist に搭載されているプレイブックは最新の法改正にも対応していただいておりますが、理想を申し上げると、法律が施行される1~2ヶ月くらい前に、法令対応が反映されていると、会社の実務担当者としては大変助かります。

一方で、GVA assist はセミナーが充実しているという点には触れずにはいられません。ランチタイムという融通が利く時間帯に、的確にポイントを押さえたセミナーに参加できる、かつそれが GVA assist を利用していない企業でも聞けることは、GVA assist が法務に寄り添ったサービスだなと強く感じる点でもあります。

事例を読まれている方に向けて一言お願いいたします。

私が京王電鉄に所属していたときから数えると、AI契約レビューを使用しはじめてから4年目に入りました。GVA TECHのサービスは導入当初から使いやすかったものの、GVA assist はそれ以上に、日々使いやすくなっています。

DXが最近話題に取り上げられていますが、法務業務もデジタル化を進めて、ミスがなく、効率的に成果を出し続けることを求められている企業が多いと思います。いっしょにGVA assist を使い倒し、会社の法的対応力の向上に貢献する“仲間”が増えると、幸いです。

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