GVA assistは、テクノロジーで契約業務に関する課題解決を目指すだけでなく、法律事務所に所属する弁護士の先生や、企業の法務パーソンの方々のお役に立てる情報発信を行っています。その一貫として、企業法務に携わる方々向けのセミナーも随時開催しています。

今回は、法律事務所に特化した案件管理システムを開発している株式会社レアラの大橋良二弁護士をお迎えし、リーガルテック活用のポイントについてご講演いただきました。

本まとめは前後編でセミナーをレポートいたします。

後半は、大橋先生と康との対談形式で、弁護士のテクノロジー活用について議論しました。

情報を一元化することで情報に一発アクセスが可能

康：
弊所では案件管理に Kintone を利用しているのですが、LEALA と Kintone との違いがどこにあって、LEALA はどのように法律事務所に特化しているのか教えてください。

大橋先生（以下、大橋）：
一番大きいのは Salesforce という世界的に使われているプラットフォーム上で、法律事務所向けに特化したものを作っている点です。Kintone を利用して事務所向けにカスタマイズするにしてもそれなりに工数がかかったんじゃないかと思いますが、その工数分が最初から LEALA に実装されている、そんなイメージです。

康：
なるほどです。LEALAでも、弊所で使っている TimeCrowd の機能のようなタイムチャージ管理もできるのですか？

大橋：
はい、ストップウォッチみたいな機能があったり、実時間これくらいかかったけど請求はこれくらいに下げましたよ、といった機能も標準でついています。

康：
多機能ですね。ちなみに GVA TECH では Salesforce を使っていまして、カスタマイズ性が高い一方で、裸のまま渡されても正直使いこなせない印象です。LEALA ではカスタマイズに関するサポートはどうしているのですか？

大橋：
まさにそこが我々の強みです。簡単なカスタマイズも複雑なカスタマイズも、定額の範囲でサポートしています。この項目が邪魔だから消して欲しい、この項目を足してこう使いたい、といったご要望はもちろん、ホームページと連携して直接登録されるようにしたいといったご要望なども、ライセンスサポート料の中で対応します。

康：
それは柔軟ですね。ちなみに、LEALA を導入している法律事務所は、企業法務系事務所と一般民事系事務所とで、どちらが多いですか？

大橋：
現状はどちらかというと一般民事系の法律事務所が多い印象です。これは私の所属している事務所が一般民事の割合が多いということや、その機能が充実していることもあるかと思います。最近増えているのは企業法務系の事務所です。

康：
一般民事の法律事務所で評価が高い機能はどんなものでしょう？

大橋：
チャットログが案件に紐づいて管理できる機能ですね。ナレッジマネジメントに近いと思うのですが、LEALA 上で事務局から弁護士、弁護士から事務局への指示、あるいは弁護士間の指示も、案件に紐付けてチャットログを管理できます。

また、ファイルやストレージと連携して、ファイルも検索にかかる形になっています。結果として、もっとも機能として使っていただいているのは検索です。お客さんの情報はもちろん、チャットのやり取りやファイルの中身だったり、そういったものを含めて LEALA 上で検索できます。

たとえば、若手の弁護士が自動車の執行を初めてやる、けれどいままでやったことがない。そういう弁護士が LEALA 上で”自動車の執行”と検索をかけると、過去に自動車の強制執行をやったことがある先生がいれば、生のやり取りが全部出てくるので、若手はそれを見ながら仕事ができます。

LEALA を使うことで、蓄積された情報を使って仕事ができるようになる。そこが一番ご評価いただいている点ですね。

担当大臣を任命し事務所を挙げてツールを導入

康：
本セミナーにご参加いただいている先生方も、いろいろなツールをご利用、検討していると思います。弊所もそうなのですが、ツール導入は「事務所内に異物が入る」印象があって、浸透しなかったり、活用・実運用に至らないパターンがあります。

LEALAではどういう点に気をつけて、ツールの導入を進められていますか？

大橋：
まず、経営側の弁護士が方針を決めて「これを使います」と決めることがとても大事だと考えています。

弁護士や事務局が増えてくればなおさらなのですが、いろんな人がいろんなツールを使っていると、情報を統合できません。事務所としてこれを使ってこれを活用してやっていきます、と旗を振って決めていく。決めたら使いこなしていくことが大事です。

新しいツールを導入したけれど、前のツールも使い慣れているのでつい使ってしまっている、といった状況ですと、二重入力になって情報が分散しますので、そこは事務所の方針として統合してやっていくことを明確にするのが非常に重要だと思います。

康：
私も大橋先生がおっしゃったとおり、経営層がしっかり明言するということと、経営層が自ら使い倒すこと、この２つが大事だと思っています。

一番良くないパターンは「これ使っておいて」「効率化しておいて」と、トップが自分で使わずに他人任せになってしまう状況です。そうすると他の先生は使いませんよね。

もうひとつ、経営層がしっかりメッセージを伝えて使うことも重要ですが、GVA法律事務所の場合、いうなれば「ツールの担当大臣」を任命しています。ツールを所内に浸透させることに責任を持ってもらう形です。

このツールを使ってどういう状態になってほしいのか、たとえば LEALA のサービスを使ってこの状態まで案件の管理ができるようにしてほしい、案件の内容もこのレベルまで入力してみんながこの検索をできるようにしてほしい、といったゴールを明確にした上で担当に責任を課すんです。

その業務も人事評価に入れて定期的に評価するといったことを、いまでもやっています。

大橋：
その制度は素晴らしいですね。たしかに担当を決めて業務としてやるように位置づけるのは重要なことだと思います。

そもそも弁護士の先生方は皆さんとても忙しい、事務局も忙しい状態だと思うので、なんとなく片手間でやっておいて、とりあえず使っておいて、ではなく、目標を設定してお使いいただくのは重要だと思います。

康：
過去、事務局の方に担当大臣をお願いしたら、うまくいかなかったことがあります。弁護士が忙しいとつい及び腰になってしまって、全然浸透しなかったんですね。事務局がいくら弁護士を捕まえようとしても「忙しいから」と言われると、事務局は言いにくいわけです。

その反省から、GVA法律事務所では必ず弁護士を１名アサインして、補助として事務局をつけるようにしていました。

大橋：
おっしゃるとおりだと思います。経営者弁護士か、ある程度決裁権のある弁護士が導入プロジェクトに入って、何かあったときにこうしましょう、と、細かいところを決められる体制は大事だと思います。

康：
はい、そういった体制じゃないと、事務局が板挟みになるだけなんですよね。

あと、新人の弁護士も担当大臣にはしません。同じ事態が生じるというか、上の期の人に言われるとそれ以上なにも言えないですからです。

大橋：
そうですね。システムを導入するというのは弁護士業務の基幹を変えることにもつながりますので、そこは決裁権がある、判断ができる責任者を決めて、その方が中心となってやっていくことが必要だと思います。そういう事務所がツール導入に成功しているイメージがあります。

徹底的なサポートによって短期間で法律事務所に導入

康：
大橋先生の事務所でも GVA assist をお使いいただいていますが、いかがですか？

大橋：
契約書が来れば通すようにしていますし、条文修正時にどこかから拾ってくるのではなく GVA assist にある条文を切り貼りするだけで修正が完結する、というのはすごく便利です。そういった形でかなり活用しています。

康：
ありがとうございます。GVA assist の場合、契約書審査サービスなので現場業務に比較的入りやすいと思うのですが、LEALA の場合、業務管理・案件管理になるので、既存の管理手法があって、そこからのリプレースが多いと推察します。その切り替えって結構ハードルが高いですよね。どうやって乗り越えているのでしょうか？

大橋：
はい、事務所の歴史が長ければ長いほど、人数が多ければ多いほど、切り替えの問題が出てきます。そこが細心の注意が必要で、サポートが大事になってくる部分です。

お客様に導入すると決めていただいた段階でプロジェクトを組みます。事務所の規模にもよりますが、通常は２〜３ヵ月の移行プロジェクトになります。

そこで、古いシステムから LEALA のどこにどのデータを移行するかを具体的に定めたり、新しく使い始めるときに最初は皆さん混乱するのでこう使っていきましょう、といったことを細かく定めるサポート会議を開催して、しっかり移行ができるようにして、ヨーイドンで使い始める、という流れです。

もちろん使い始めてからも、全員が使いこなせるわけではないため、こういう機能がありますよ、とか、ここはどうすればいいんですかということに回答して、少しずつどんどん慣れていただきます。

簡単に移行できるものではありませんが、移行したことによって相当の付加価値が生じる、その価値をあらかじめ知っていただく機会を事前に設けることで、大変だけども準備して時間を掛けて移行していただいている、そんなケースが多いかなと思います。

康：
２〜３ヶ月で移行は完了するのですか？

大橋：
そうですね。我々の会社でもノウハウが溜まっていて、こう使っている事務所だからこう移行すると使いやすいかな、等の知見を還元しています。

康：
業務システムの導入で２〜３ヵ月はとても早いですね。GVA法律事務所だとかなり時間がかかりました。やはり LEALA は法律事務所向けにあらかじめカスタマイズされているという点が魅力ですね。

大橋：
法律事務所向けにある程度完成されたところから、さらに事務所オリジナルのカスタマイズをするので、工程はだいぶ減らせるかと思います。

康：
ゼロからのカスタマイズだと息切れしちゃいますもんね。

大橋：
そうですね。世間一般の開発会社が法律事務所の業務に詳しいわけではないので、仮に独自システムの構築を外注した場合、開発会社の方に「受任というのが商談というのが相談みたいなもので、受任すると契約書を結ぶんですよ、委任状が必要になって...」というところから説明が必要になるケースがあります。

我々は法律事務所のみが対象ですし、みんな弁護士の業務フローは知っている、というところからスタートできるのもポイントかと思います。

康：
現職の弁護士がいる LEALA は導入も早いだろうと感じました。

最後に、今日のテーマであるリーガルテック活用のポイントについて、大橋先生のご見解を伺いたいです。

大橋：
常に思っているのは、物事が発展するときは、新しい技術を使いこなした人が先に発展しているのが、歴史の繰り返しだろうと思っています。そういった意味で、新しいシステムや新しいアプリがあればまずは試してみるという柔軟性も大事だと思うし、使ってみて、自身で活用方法を発展させることも大事ではないかと。それが法律事務所の業務の質を高めて、競争力を高めることにつながると感じています。

康：
本日はありがとうございました。