「テレワーク」「リモートワーク」といった働き方。これまではごく一部の先進的な企業が取り入れる仕組みと捉えられていましたが、新型コロナウイルス感染拡大にともなう緊急事態宣言を受けて、急ピッチでテレワークを導入した企業が数多くいらっしゃいました。
緊急事態宣言が解除された後、従来の出社体制に戻す企業もある一方で、テレワークをそのまま維持継続する企業も数多くあるようで、新たなワークスタイルにあわせて企業間／企業内コミュニケーションや業務のあり方を根本から変えようとしている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、法務部門の、とくに契約書審査に関する業務において、リモートワーク・テレワークの強い味方になりうるWebサービスやリーガルテックサービスを、契約書審査の業務プロセスごとに分けて、ご紹介いたします。
目次
契約書の依頼・受領を効率化するWebサービス
ひな型となる契約書や利用規約を汎用的に使うことでビジネスが回る企業もあれば、1件1件個別に契約書を作成してビジネスを積み重ねていく企業、自社の契約書ひな型は持たずに取引先の契約書ベースで締結を進める企業など、ビジネスモデルに応じて企業の契約書の取扱い頻度は異なります。
なかには年間で数千件を超える契約書の取り交わしを行っている企業も珍しくなく、法務担当が「どのように契約書の作成／レビューを受け付けるか」は、業務効率を左右する重要なテーマのひとつといえます。
メールで受け付けている企業はまだまだ多い一方で、予算を投じて独自システムを構築している企業も一部いるなか、工夫を凝らす法務担当者は次のサービスをつかって効率化を図っていらっしゃいます。
Googleフォーム（グーグル合同会社様）
営業部や事業部の担当者が、取引相手から受領した契約書を法務部にレビュー依頼する際や、新たな取引のための契約書ドラフト作成を依頼する際などに、受付窓口としてGoogleフォームをつかっている企業は一定数いらっしゃいます。
メールの場合は、件名が統一されていなかったり、他のメールによって埋もれてしまったりすることで「見失う」ことも多くありますが、Googleフォームからの依頼に一本化することで、フォームに入力した内容がそのままスプレッドシートに反映され、依頼後の対応ステータスもスプレッドシート上で管理できる点が、大きなメリットです。
Google Apps Script（GAS）の知識がもしあれば、受付時にメール通知を受け取る、契約書用のフォルダを自動作成する、条件分岐させるといったカスタマイズも可能なため、汎用性が高いツールです。
主な機能
- 自由な入力項目でフォームを作成できる
- 入力内容をスプレッドシートで管理したり、追加で入力できる
- Google Apps Scriptを使ったカスタマイズや他ツールとの連携ができる
Slack（Slack Japan株式会社様）
国内でも知名度の高いビジネスチャットツールです。契約書の依頼専用のチャンネルを作ったり、「ワークフロービルダー」で依頼対応をテンプレート化することも可能で、依頼内容の漏れを防ぐことができます。
法務の観点だけでコミュニケーションツールを会社に導入することは難しいかもしれませんが、すでにSlackを使用している企業であれば、受付フローを整備することで効率的な依頼受付が実現するかも知れません。
主な機能
- 任意のグループ（部署ごとや契約書種類など）に分けて依頼を受けられる
- ワークフロービルダーを使って、依頼内容をフォーマット化したり手順を自動化できる
- 外部ツールと連携設定することで、通知を受け取れる
契約書審査・作成を支援するリーガルテック
契約書の審査や作成依頼を受け付けたあとの業務は、
- 既存の契約書を新規案件に応じてカスタマイズする
- 契約書審査時に内容の不足や抜け漏れがないかチェックする
- 過去に締結済の契約書と齟齬がないかを確認する
など、契約締結プロセスのなかで最も多く時間を取られるフェーズです。
契約書審査においては様々なリーガルテックサービスが登場しており、弊社も契約書審査業務の効率化を目指したサービス開発・提供を行っております。
LAWGUE（株式会社日本法務システム研究所様）
エディタ型のUIで契約書作成やレビュー作業を完結できるサービスです。頻出する条項をあらかじめ保存しておくと、契約書作成中に必要になったときに素早く検索して契約書内に追加できます。編集だけでなく、共有や管理といった機能までをカバーしているので、交渉や締結のフェーズでも活用できます。
主な機能
- Word形式の契約書ファイルをドラッグ＆ドロップで条項ごとに分割して取り込める
- 分割した条項ごとにコメントスレッドを立てて関係者間でコミュニケーションができる
- 条番号変更やインデント修正、書式揺れ訂正などの作業を自動で処理できる
- チームメンバーごとの変更履歴や作業した契約書が確認できる
LegalForce（株式会社LegalForce様）
契約書ファイルをアップロードし類型や立場を指定すると、AIを活用したシステムが不利な条文や不足条文を指摘する契約書レビュー支援サービスです。AIによるレビューと担当者のチェックにより、時間を短縮しながら見落としを防ぎます。
主な機能
- 契約書類型や立場を指定すると不利な条文や不足条文を指摘
- 自社の契約書をデータベース化し条文を検索できる
- 各種契約書がひな形として用意されているため、契約書データがない企業でも利用できる
- 英文契約書のレビュー支援に対応
- Microsoft Wordのアドインとして利用可能（使い慣れたWord上で利用できる）
- OCRによる読み取りに対応
GVA assist （GVA TECH株式会社）
弊社GVA TECH株式会社が提供する、「自社の法務基準で」契約書の審査を行うための契約書レビュー支援サービスです。これまで蓄積してきた自社法務の知見、業界の慣習、契約書ノウハウをサービスにセットすることで、契約書チェック業務の効率化を支援しながら、法務における競争優位性の確立を支援します。
主な機能
- 自社の契約書ひな型と、条文ごとの注意点やノウハウ、契約審査の社内マニュアル等をGVA assist に登録することで、自社独自の基準で、契約書内の不足条項や削除箇所をAIがピックアップ
- 各種契約書をひな型としてプリセットすることで、契約書ノウハウやテンプレートがない企業でも、AIによる契約書審査の効率化を利用できる
- Microsoft Wordのアドインとして利用可能（使い慣れたWord上で利用できる）
- 弁護士や法務経験のあるコンサルタントによる導入支援サービス
- 法務部メンバー間でノウハウを形式知化し、共有することで、自社の法務力を底上げできる
契約書締結のためのリーガルテック
条件の交渉や内容修正を経て合意に至った契約書は、当然ですが関係者間で締結されます。従来は印刷→製本→押印→保管というプロセスが一般的でしたが、電子契約サービスの認知度向上、テレワークやDXとの相性の良さとあいまって、これまで以上に導入企業が増えています。
以前は、紙が不要なことや印紙税が不要なことがメリットと見なされていましたが、コロナ禍のなかで「押印のために出社する必要がない」ことが強力なメリットとして注目されています。緊急事態宣言の中、押印だけのために出社する管理職の姿がメディアで頻繁に取り上げられたこともあり、電子契約サービスはリーガルテックの中でも最も注目されている分野です。
契約締結は相手があっての話であるため、どれか1つに絞って集約する、といったことは難しいかと思いますが、自社としてどれを軸に使うか、という点はきちんと精査する必要があるかと思われます。
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社様）
電子契約において国内最大手のサービスです。紙の契約書や申込書、押印などのプロセスを電子データ化することで、社内外どこからでも締結できる仕組みを導入できます。
契約締結はもちろん、締結後の契約データの保管、検索や締結後の管理、権限設定や本人確認など利便性とセキュリティを両立した機能ラインナップです。
主な機能
- 契約書の締結、電子署名
- 権限設定
- 契約書の保管、検索
- テンプレート作成、管理
- Web APIによる外部サービス連携
DocuSign（ドキュサイン・ジャパン株式会社様）
世界で50万社以上が利用している、グローバルにおけるリーガルテックの元祖的なサービスです。メインの機能は他の電子契約と変わりませんが、スマホアプリが使えたり、多くの外部APIに対応していたりと、規模や歴史の長さによるメリットがあります。数年前には日本法人も設立されており、日本語でのサポートにも対応しています。
主な機能
- 契約書の締結、電子署名
- 権限設定
- 契約書の保管、検索
- テンプレート作成、管理
- 契約ワークフロー管理
- AIによる契約内容の分析
- Salesforce、Workday、SAPとの連携
GMO電子印鑑Agree（GMOクラウド株式会社様）
GMOグループ代表の熊谷社長のツイートと、テレワーク支援のための1年間の無償提供（スタンダードプランのみ）により急速に知名度を上げています。機能はもちろんですが、法的効力の充実に力を入れており、ビジネスプランでは、従来の実印に相当する効力がアピールポイントになっています。
主な機能
- 契約書の締結、電子署名
- 権限設定
- 契約書の保管、検索
- テンプレート作成、管理
- Web APIによる外部サービス連携
BtoBプラットフォーム契約書（株式会社インフォマート様）
企業間取引のインフラとして、商談や見積もり・受発注や請求書などの電子発行サービス「BtoBプラットフォーム」シリーズで有名なインフォマートが提供する、契約書の締結・管理サービスです。BtoBプラットフォームをすでに利用している企業にとって同一アカウントでそのまま使えるメリットがあるだけでなく、契約書の締結と合わせてワークフロー管理もセットで導入したい企業にとっても、魅力あるサービスラインナップではないでしょうか。
主な機能
- 契約書の締結、電子署名
- 権限設定
- ワークフロー管理
- 契約書の保管、検索
契約書管理のためのリーガルテック
従来は製本、押印された紙の状態で物理的に管理されていましたが、電子データでの保管を併用するケースが増えています。締結済み契約書は、新たな契約締結時に相手との一貫性を保つために参照したり、別の相手と類似の契約を新たに締結する際に使用したりなど、アクセス頻度が高いため、検索性や契約に付随するデータ（締結先や有効期限など）の管理のしやすさが求められ、電子契約の普及に伴って利用増加が見込まれます。
Hubble（株式会社Hubble様）
Microsoft Wordとの併用を前提にした、契約書ファイルの管理や共有、契約締結に必要なコミュニケーションをワンストップで行えるサービスです。
契約書をレビューしていると、複数のバージョンのファイルが存在してしまったり、どれが最新で、今どんなステータスにあるのかがわかりにくくなってしまうことがあります。これらを可視化し、作業を円滑にできるのが特徴です。
主な機能
- 契約書ファイルのバージョン管理、変更履歴や差分の表示
- 契約書管理、検索
- ファイルへのコメント
- チーム共有やアクセス制限管理
- 締結先との交渉
ContractS CLM（株式会社ContractS様）
契約書の作成から管理までを一元管理する「契約マネジメント」の概念が特徴のサービスです。締結機会の多い契約書テンプレートを登録しておけばフォーム入力だけで作成したり、契約種類に応じた依頼・承認フロー、締結した契約書の検索、更新期限に通知したりといった管理まで契約サイクル全体をワンストップで管理できます。
契約書ごとの進捗も確認しやすく、契約書審査の全体を俯瞰することで効率化を目指すサービスです。件数が多くさまざまな部署とのやり取りが多い企業に向いています。
主な機能
- 契約書テンプレート機能
- 契約種類ごとの依頼・承認フロー
- 契約書データの保存、検索や更新期限通知
- 進捗管理
- 事業部門とのコミュニケーション機能
リファレンス・翻訳分野のリーガルテック
契約書の審査時や新たな契約書の作成時に、参考資料を閲覧したり、英文契約を翻訳するといった作業は、デジタル化する以前の契約書業務においても手間のかかるプロセスでした。AIによる自動翻訳や電子書籍などによってデジタル化はすでに進行しており、テレワーク・リモートワークとの相性もよく、DXやコロナ禍を背景にさらなる利活用が期待されている領域です。
Legal Library（株式会社Legal Technology様）
約10万ページの信頼できる法律専門書や官公庁等の各種資料を横断的に検索閲覧できるサービスです。従来、オンラインからアクセスのしづらかった良質な法律専門書や官公庁等が作成した各種資料をデータベース化、検索、閲覧できます。書籍を閲覧するために特定の場所に行く必要がなくなり、どこからでもアクセスできるのが最大の特徴です。
主な機能
- 収納されている法律専門書や各種資料を横断的に検索・閲覧できる
- 目次機能で探したいページに素早くアクセス
- お気に入り・メモ機能
T-4OO（株式会社ロゼッタ様）
法務領域をはじめ、2,000の分野からなる専門分野データベースと、ユーザーごとの専用データベースを兼ね備えた、最新のAI自動翻訳サービスです。一般的な自動翻訳と異なり、業界ならではの専門用語や自社専用データベースのチューニングにより、業務背景を理解した翻訳が可能です。
主な機能
- PDF・Word・Excel・PowerPointのファイル上で、レイアウトを維持したまま翻訳
- Webページ翻訳
- 専門分野ごとの統計型辞書
- 類似文・訳例表示。訳が使用されている文例を表示することで表現の確認ができる
おわりに
本記事にまとめきれなかったリーガルテックサービスやツールはまだまだたくさんございます。自社のニーズや課題に応じた最適なサービスを検討する上での、リサーチのご参考になれば大変幸いに存じます。
著・編集：GVA assist 運営事務局
