株式会社SHIFT　経営管理部 法務グループ の照山様・上西様に、GVA assist の導入背景や目的をお伺いしました。

貴社の業務内容をお教えください。

SHIFTは、ソフトウェアの品質保証・テストの専門企業です。2005年の創業後、主力事業を品質保証・テストへと舵を切ったのが2009年です。

当初はECサイトやWebアプリケーションなどの領域を中心としたテストを主としていましたが、実績とともに対応業界もエンターテインメントやエンタープライズ領域へと年々広がり、現在では金融、保険・証券、流通業界などのエンタープライズ領域におけるミッションクリティカルな基幹システムの品質保証業務をもっとも多く手掛けるようになっています。

また、最近では企業としての実績に加えて、各分野の専門家も多く在籍いただけるようになり、対応可能な専門領域も多岐にわたっています。テスト業務のアウトソーシングはもちろんのこと、開発の上流域における企画、要件定義、システム設計に対するコンサルティング、テスト自動化、システムの脆弱性対策や運用に至るまで、品質を軸に、ITにかかわるあらゆる領域を網羅できるようになっています。

現在の法務部門の体制や、ご対応されている業務をお教えください。

現在７名体制です。業務内容としては、契約法務、機関法務、コンプライアンス体制整備、グループ会社管理、個人情報管理、内部統制、DD・PMI関連業務、知財管理など、幅広い業務を担当しております。

契約審査件数は月に平均して新規で150件ほどあり、そのうち120件程度が業務委託契約書とNDAになります。

GVA assist を導入するに至った、法務としての課題感をお教えください。

契約審査業務を含む、法務業務全般におけるナレッジやノウハウの共有を強化したいと考えていました。背景として、当社の法務部員は現在私を含め７名ですが、全員が３年以内の入社という、組織として非常に若い組織であることから、法務業務に関するナレッジやノウハウが個人のみに帰属していて、法務組織としてのナレッジやノウハウの積み重ねが非常に薄いことが挙げられます。

また、部員７名のうち３名が法務未経験ということもあり、その３名が行った契約審査を他部員が二次審査するというダブルチェック体制を採っていることもあります。一次審査用に審査マニュアルをExcelやWordで用意してはいるのですが、条文の該当箇所を探すのに時間がかかってしまったり、審査時に必要な観点を見落としてしまうこともありました。

結果として、部門全体で一次審査・二次審査ともに時間をかけて対応している状態になっており、法務経験者と法務未経験者の間の審査ギャップを埋めつつ、部門全体で審査業務を効率化することが大きな課題でした。

GVA assist を使ってみたご感想をお教えください。

もともと契約類型ごとに、自社の審査基準を整理し明文化したマニュアルを用意しておりましたが、別ファイルを見ながら契約審査するよりも、GVA assist を使ったほうが圧倒的に見やすい形で表示されるので、効率的に審査ができていると感じています。

自社の審査基準を整理できていなかった契約類型についても、GVA assist を導入する際に整理検討を行い、GVA assist にセットできた点は、今後のことを考えると良かったと思います。

オフィスに出勤していたときは、ダブルチェックの際に修正点を口頭で補足しながら部員に説明していたのですが、COVID-19の影響でほぼ完全な在宅勤務となり、以前のように気軽に話しながら部員に説明することができなくなりました。

GVA assist を導入し、契約審査基準と解説を用意しておくことで、契約審査時に参考とする情報を探すために時間をかけることなく、若手部員がGVA assist を通じて自己学習しながら、自社の基準に沿って審査できるようになったことも大きなメリットだと感じています。

GVA assist によって得られた効果をぜひお教えください。

GVA assist を利用することで、自社の契約審査基準を常に参照しながら審査を行えるようになったため、法務経験が浅い若手部員でも一定以上のクオリティで審査を行うことができるようになり、一定の時間削減ができました。

また、一次審査において明らかな指摘・修正もれが減っているので、二次審査で指摘することも少なくなり、二次審査に要していた時間が２割くらいは削減できました。

加えて、週次で行っていた契約審査に関する審査観点勉強会も、GVA assist で代替できることから終了し、他の情報共有に時間を充てられています。

GVA assist に対するご要望や改善点、ご意見などをぜひお聞かせください。

自社の契約審査基準が整備されていない会社や、普段あまり審査しない類型の契約書の対応に課題を感じている会社が多いと思いますので、GVA assist が標準で用意しているプレイブック（契約審査基準）の類型のバリエーションや、解説内容がさらに充実すると、とても便利になるのではないかと思います。

また、オプションサービスで良いと思いますが、自社の契約審査基準に欠けている部分についての指摘や、基準そのものに対するレビューがGVA TECHさんからあると、満足度は高まるのではないでしょうか。

事例を読まれている方に向けて一言お願いいたします。

GVA assist は、単体で使ってもそれなりの効果のあるものですが、契約審査のためのルールというよりも、法務組織で弱くなりがちな業務効率化やナレッジ共有のためのツールと捉えた方が、その本質を捉えているかなと思います。

ユーザー側の要望を積極的に聞いていただくスタンスの為、ユーザー側の意見を反映したアップデートが頻繁になされています。今後より一層、使い勝手の良いツールとなり、契約審査のみならず、規程や機関議事録、リリース文章などにもサービス範囲が広がることを期待しています。今後も長く使っていきたいと思います。