事業部から法務担当者に「契約書レビューして欲しい」と依頼されたとき、一定数の割合で編集可能なWord形式ではなく、PDF形式で送られてくる場合があります。法務担当者として「うっ」となる瞬間ですね。

PDFで締結前の契約書が提示される背景には、
✓ 取引相手とのパワーバランス
✓ 相手方の商慣習
などがありますが、それでも「そのまま唯々諾々と受け入れることが難しい」といった場合は当然あります。

そうした場合、一般的に取られている対処方法としては、PDFはPDFのままで取扱いつつ、
・PDFに直接書き込みが可能なソフトを使い、修正箇所や相談事項を記載してお戻しする
・PDFとは別に、メモやExcelに修正箇所や相談事項を書き起こしてお戻しする
・メール返信の文面上に、修正箇所や相談事項を書き起こして返す
というご対応をされるケースが多いと思われます。

一方で、契約書のレビュー業務はWord上で行う事が一般的です。そこで今回は、PDFをWord化する方法を2つ、ご紹介します。

Googleドキュメントのファイル変換機能を利用する

Googleドキュメントはブラウザ上で使えるオフィスソフトで、多彩な変換機能があります。企業向け有償版のG SUITEをお使いの企業であれば、たったの3ステップでPDFをWordに変換することができます。

GoogleDriveで「ファイルをアップロード」をクリックし、PDFファイルをアップロード

アップロードしたPDFファイルをGoogle ドキュメントで開く

開いたGoogle ドキュメントをMicrosoft Word(.docx)形式でダウンロード

以上です。とても簡単です。

無償版のGoogleドキュメントでも同じことは可能ですが、会社毎に定められているサービス利用のルールをご確認いただいてから、実行するかどうかお決めになる方がよいかと思います。契約書は機密情報の塊ですからね。

なお、GoogleドキュメントはOCR機能もあるので、紙の契約書をスキャンしたPDFファイルでもテキストに変換することができます。ただし精度はデータの状態に依存するため、入念なチェックが必要にはなります。

Microsoft WordでPDFファイルを直接開く

こちらが本命かもしれません。WordでPDFを開くことができるのは、みなさんご存知でしたでしょうか？

Wordを立ち上げ、ファイルを開く から 参照 をクリック

対象のPDFを選択し、開くをクリック

※Wordのバージョンによってはファイル形式を指定する必要があります。

「PDFから編集可能なWord文書に変換をします～」というメッセージが表示されるので、[OK]をクリック

以上です。ほぼ普段通りにファイルを開く操作で、WordでPDFを開くことができます。

ただし、PDFによっては「PDFを開く際に問題が発生しました～」と、エラーが出てしまい開けない、といった場合もあります。そういう場合はWordとPDFを両方開き、コピー＆ペーストでWordに貼り付けみるのもぜひお試し下さい。ただ、テキスト選択ができないPDFもあったりしますので、そういう場合は有償ソフトを使うか、冒頭あるようにPDFのままで契約書レビューを行うしか選択肢がないかもしれません。

PDFからWordへ変換する際の文字化けやレイアウト崩れはOCRが原因？

PDFからWordにファイル形式を変換する際、テキストや画像などのレイアウトやフォントが一部崩れたり変わったりしてしまうケースがあります。これは、OCRによる文字識別/変換がうまくいっていない事が原因の一つに考えられます。

OCRとは「光学文字認識（Optical Character Recognition）」の略で、印刷された文書の画像から文書のみをテキスト化する技術の事です。スキャナや複合機にOCR技術が組み込まれていたり、最近ではスマートフォンのアプリにもOCR技術が組み込まれていたりするケースがありますが、日常的にあまり意識する事はないかもしれません。

このOCR技術ですが、基本的に精度を100%にする事は難しいとされています。その為、どのサービスを利用してもOCRの精度が抜本的に大きく変わる事は、まだなさそうです。

そもそもPDFとは？

ところで、PDFはなぜ使われるのでしょうか？

PDFとは「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の略で、異なるプラットフォームのコンピューターユーザー間で文書を共有するために、1990年代初めにアドビシステムズにより開発されました。

レイアウトを崩すことなく、文書の状態を維持したまま、電子データ化できるとあって、当初は印刷業界で印刷用のデータを印刷会社に渡す時に広く利用されていたようです。その後、コンピューターが普及するとともに電子データのやり取りも増え、同時にPDFの利用も増えました。

2008年7月には、国際標準化機構によってISO 32000-1として標準化されました。最近ではWindows10以降のOSやOffice2013以降にはPDFソフトが標準搭載されるようにもなってきています。

PDFを利用する主なメリットとして、ファイルサイズが小さくダウンロード時間が短縮されたり、メール添付でのデータのやり取りが楽にできたり、文書の改変をできなくする、といった点が挙げられます。PDFが登場した当初は、紙代や印刷代、紙の管理スペース、紙の検索にかかる工数などといったコスト削減効果があったことから、広まっていったとも言えます。

一方でコストメリットだけではなく、改ざん検出や証拠性の向上といったセキュリティ上のメリットが理由で、企業間でのデータのやり取り、特に契約書のやり取りにおいて当初PDFが利用されて今に至ったのではないかと思われます。

もちろん各社のルールとして「契約書のドラフト提示はPDFで」と定められている場合もあるかもしれませんが、法務担当者同士のやりとり上では、スムースな契約締結のためにもファイル形式にも配慮があると、嬉しいですよね。