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定型的な契約書審査業務を50%短縮。審査基準の明確化でテレワーク中でも業務効率化を実現

定型的な契約書審査業務を50%短縮。審査基準の明確化でテレワーク中でも業務効率化を実現
社名
and factory株式会社
事業内容
スマートフォンアプリ・IoT事業

BA/HR Division
法務Lead
板倉 侑輝 様

導入のポイント

  • 月間30~50の契約書審査を1人でも迅速に行える仕組み
  • テレワーク中でも契約業務を滞りなく進め、事業のスピードを加速
  • 契約書の審査基準を明文化することで将来的な体制強化も容易に

and factory株式会社 板倉様に、AI-CON Proの導入背景や導入後のご感想をお伺いしました。

貴社の事業についてまずはお教えください。

and factory株式会社では、「日常に&を届けること」、日常に新しい何かを加えることで、人々の生活を豊かにするサービスを提供することをミッションとしており、現在は、Smartphone APP事業とIoT事業の2つを主軸として事業を展開しております。どちらの事業も、自社で企画から開発まで完結するものではなく、IPやライセンス元、不動産会社、宿泊事業者など複数の業種の企業様と一緒に事業を作るスタンスですすめています。

AI-CON Pro導入前の、法務として日々の業務のご状況や、感じていた課題をお教えください。

社内で法務は私1人なので、いわゆる法務業務全般を一通り担当しております。契約審査はもちろん、取締役会運営、事業部からの法律相談、新規事業のリーガルチェック、株式事務、規程管理、知財業務、コンプライアンス関連など多岐にわたるため、契約審査業務に割ける時間は、おおよそ全体の2~3割程度です。

ただ、弊社は単一のプロダクトというよりは、多くのパートナー様と一緒にビジネスをつくっていくスタンスのため、契約書審査の数もNDAやライセンス契約を中心に、月間30~50通程度の契約審査業務を行っていました。そのため、NDAくらいの契約書であれば「依頼がきたら5分以内で返す」くらいのスピード感で対応しないと、すぐに業務が滞ってしまいます。

法務が事業推進のボトルネックになるのは避けなくてはならない、けれど日々のタスクが多く積み重なってしまっており、プレッシャーは正直大きいものがありました。

また、これは今だけなのかもしれませんが、テレワークでの業務が基本になったことで、担当役員とのライトなコミュニケーションが取りづらくなった点はちょっと大変ですね。以前は「これってどういうこと?問題ない?」みたいなことは、目の前で会話して解決していたことも、コミュニケーションツールでメッセージを打ったり、ファイルを共有したりと少し煩わしい動きになり、意思決定の速度がすこしだけ遅くなってしまった感は否めませんでした。

AI-CON Proをお選びいただいた理由をお教えください。

やはりAI-CON Proの「自社の法務基準」でレビュー支援をする機能は、弊社にとって必要だと考えました。

契約書審査業務に関するリーガルテックサービスは、御社のAI-CONも含め、主要ないくつかのツールを検討しましたが、ツールにあらかじめ設定された内容に基づく比較・判定はいわば第三者評価です。それはそれで有益かもしれませんが、そのあとに「自社ならどうだろう」という検討をもう1ステップ経ないと、最終的な見解を出すことができないな、と感じました。

その点において、AI-CON Proはこれまで自社で積み重ねてきた審査基準を言語化し比較できるので、最初の産みの苦しみは少しありましたが、提示される情報のままで判断することができます。言うなればもう一人の自分がレビューを手伝ってくれる感じです。

実際にAI-CON Proを契約書審査業務に導入してみて、いかがでしたでしょうか?

たとえばライセンスビジネスにおいては、契約トラブルが生じてしまうと自社だけでなくパートナーにも迷惑をかけてしまいかねません。そのため、AI-CON Proはたしかに「基準の言語化」が少し大変ではありましたが、「未来の忙しい自分を楽にするため」と考え、審査する機会の多い契約類型から順に判断を言語化していきました。

基準の言語化を行ったことで、契約書審査時に迷うことが減り、スピーディに結果を現場に戻せるようになりました。「ここまでは譲歩しても良い」「ここは譲歩するとこういう影響が考えられるので役員に相談する必要がある」という判断材料を言語化し、役員と合意形成したことで、普段なら判断に迷ったりするケースもAI-CON Proの「解説」を読むことですぐに判断できるようになった点がおおきかったです。

またこれはおそらくですが、役員としても”法務担当がなにをどう考えて判断しているか”がツール化したことで、安心したのではないでしょうか。法務職はエンジニアと同じように、担当者個人の知識や経験の積み重ねに基づいて成果物を生み出すため、その過程を私個人が抱え込むのではなくテクノロジーにも預けるようになった現状というのは、会社としてのリスクヘッジにもつながったと私も考えています。

具体的にはどういった効果をお感じいただけましたでしょうか?

契約書の審査にかかる時間は明らかに短くなりました。体感として定型的な契約書審査は50%くらいの時間短縮ができていると思います。NDAについては、AI-CON Proのチェックでほぼほぼ完了しますし、そのほか普段よく審査する業務委託契約と広告取引に関する契約などについても、抜け漏れや迷いが減ったことで、ほとんど時間をかける必要がなくなり、業務提携契約など重要な契約に労力を割くことができるようになりました。時間が短縮されただけではなく、注意力もそちらに向けることができたので、気持ち的にも楽になりました。

またこれはちょっと細かいかもしれませんが、テレワークの状況下でPCモニタが減ってしまったところに、セカンドディスプレイがなくても過去に締結済みの契約書を参照したりできるのは、地味ですがとても便利さを感じています。以前の契約書を探してフォルダを開いて、1画面内に2つの契約書を開いて見比べて、といった操作が地道に手間で、契約書を審査するためにはちょっと気合いを入れないといけなかった状況がWordの画面だけで完結するのは、楽ですね。

今後どのようにAI-CON Proをご活用いただけそうでしょうか?

今後、法務部門も規模を拡大する計画があり、着任したあとのオンボーディングにAI-CON Proは効果を発揮すると考えています。もちろん契約書審査に関する基本的な会社のスタンスはレクチャーしますが、実際に定着するためには日々の業務でどういう判断をしたかの積み重ねが重要です。

従来であればOJTとして「いつでも相談しにきて」となりますが、テレワークだとそうもいかない場合が多いです。そういう時でもビジネスのスピードを止めたくはないので、AI-CON Proを積極的に活用してもらうことで、私の契約審査基準を会社の基準として昇華することができると考えています。

ありがとうございました。最後に貴社の事例を読まれている方に一言いただけますでしょうか。

付加価値の低い業務、コストパフォーマンスの低い業務はできるだけ標準化・効率化し、より重要な戦略法務などの領域に力を注ぐようにすることは、どの法務組織においても至上命題であり、AI-CON Proはそうした命題に非常にマッチするサービスだと感じております。

弊社のようにこれからより拡大していこうという企業はもちろんですが、成熟して次のステップに向かおうと考えているフェーズの会社においても、ぜひオススメしたいです。

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